Tietosuojaseloste

Ekberg 1852 Oy Ab asiakasrekisteri
Päivitetty 7.9.2022

1. Rekisterinpitäjä

Ekberg 1852 Oy Ab Bulevardi 9, 00120 Helsinki puh. 09 6811 860 y-tunnus: 0107536-2 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 

Nina Ekberg-Tkaczick
Ekberg 1852 Oy Ab Bulevardi 9, 00120 Helsinki
puh. 09 6811 860
info(at)ekberg.fi

3. Rekisterin nimi

Ekberg 1852 Oy Ab’n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Ekberg 1852 Oy Ab’hen. Rekisterinpidon perusteena on asiakkuussuhteen ylläpito, sekä markkinoinnin kohdistaminen asiakkaalle.

Ekberg 1852 Oy Ab kerää henkilötietolain puitteissa asiakastietoja seuraavia käyttötarkoituksia varten:

Pöytävarausten hallinnointi, Catering-tilausten ja yksityistilaisuuksien, sekä muiden Ekberg 1852 Oy Ab’n tuotteiden ja palveluiden laskutus sekä sähköpostimarkkinointi. 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Ekberg 1852 Oy Ab käyttää rekisteröidyistä kerättyjä tietoja: 

1.    Asiakkaan pyytämien palveluiden toteuttamiseen, toimittamiseen ja laskutukseen ja tarvittaessa laskutukseen liittyviin toimenpiteisiin

2.   Henkilökohtaiseen palveluidemme suositteluun, myyntiin sekä markkinointiin

3.    Palveluitamme koskevaan asiakaspalveluun sekä asiakasviestintään, esimerkiksi lähettääksemme viestejä, muistutuksia, tiedotteita sekä meiltä pyydettyä informaatiota

4.   Palveluistamme ja tuotteistamme tiedottamiseen ja markkinointiin rekisteröidyn suostumuksen mukaisesti

5.   Yhteydenpidon toimenpiteiden oikeudellisuuden ja toimivuuden varmistamiseen

6.    Asiakkaan mainitsemia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun

7.    Muihin rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämiin tehtäviin
o  Liiketoimintaamme liittyvään kommunikaatioon, esim asiakaspalaute tai erimielisyydet

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Ekberg 1852 Oy Ab tallentaa asiakkaistaan ja/tai muista mahdollisista asiakkuuden hoitamisen kannalta olennaisista henkilöistä/sidoshenkilöistä, seuraavia tietoja:
a) Yritys
b) Titteli
c) Etu- ja sukunimi
d) Sähköpostiosoite, postiosoite ja puhelinnumero
g) Varauksiin/tilauksiin liittyvät asiakkaan valintoja tai toiveita koskevat tiedot
h) Maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot l) Muut mahdolliset, asiakkuuden hoitoon välttämättömät tiedot, kuten tieto tai kielto luvasta suoramarkkinoinnin lähettämiseen m) Tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista n) Mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot o) Mahdolliset erityisruokavaliotiedot
p) Tieto siitä, että asiakas on kieltänyt käyttämästä tietoa suoramarkkinointiin
q) Tieto siitä, että asiakas on antanut suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin (sähköposti)

7. Mistä henkilötiedot saadaan

Henkilötietojen lähteenä ovat rekisteröidyn itsensä Ekberg 1852 Oy Ab’lle ilmoittamat tiedot myyntipalveluun, kahvilaan tai myymälään seuraaviin asioihin liittyen: uutiskirjeen tilaus, tiedustelut, tarjous- ja yhteydenottopyynnöt, pöytä-, catering- ja tilavaraukset, reklamaatiot / asiakaspalautteet sekä tuotteiden ja palveluiden käytön yhteydessä muodostuneet tiedot.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Tietojen luovuttaminen

Tietoja voidaan luovuttaa markkinointikumppaneille, kuten uutiskirjetyökalua toimittavalle kumppanille, tarvittaessa tilitoimistoon laskutusasioihin liittyen tai mediatoimistolle tai tietojärjestelmätoimittajille. 

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

Käsittelyn ulkoistaminen

Yritykset, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, pidetään tietosuoja-asetuksen tarkoittamina käsittelijöinä. Käsittelijä toimii palveluntarjoajana, joka toimittaa rekisterinpitäjälle asiakasrekisteriohjelmiston ja siihen liittyvät ylläpitöpalvelut. Asiakasrekisterissä olevien suoramarkkinointiin käytettävien yhteystietojen käsittelijänä toimii palveluntarjoaja, joka tarjoaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointiviestien lähettämiseen tarvittavan ohjelmistopalvelun.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Ekberg 1852 Oy Ab katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt palveluitamme 3 vuoteen, eikä asiakas ole uutiskirjeen tilaaja. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita tai ollut uutiskirjeen tilaaja. 

Asiakassuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

11. Rekisteröidyn oikeuksista

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla. Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella. Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4.

Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Ekberg 1852 Oy Ab voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. 

Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa Ekberg 1852 Oy Ab’n liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä, kuten tietosuojalaissa.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että Ekberg 1852 Oy Ab oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Ekberg 1852 Oy Ab’n on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

o  Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin

o  Rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä

o  Rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)

o  Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi Ekberg 1852 Oy Ab’hen sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu Ekberg 1852 Oy Ab’n ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Ekberg 1852 Oy Ab voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen. 

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Ekberg 1852 Oy Ab on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa: 

o  Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes Ekberg 1852 Oy Ab voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden

o  Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista

o  Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai

o  Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkiötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä Ekberg 1852 Oy Ab’n ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

12.  Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että Ekberg 1852 Oy Ab ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun Ekberg 1852 Oy Ab’n yhteyshenkilöön. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö Ekberg 1852 Oy ab’lle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti Ekberg 1852 Oy Ab’n toimitiloissa.

Ekberg 1852 Oy Ab voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, Ekberg 1852 Oy Ab voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Ekberg 1852 Oy Ab voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.